REGULAMIN
świadczenia usług pocztowych w zakresie przesyłek paczkowych i paletowych w obrocie krajowym
Operator pocztowy (firma, siedziba i adres): Flota Vikinga sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Handlowa 5, 15-399 Białystok
NIP/KRS: 5423465803/0001026524
Regulamin opracowany na podstawie ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1935 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.
§ 1. Postanowienia ogólne i definicje
1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki świadczenia usług pocztowych w zakresie przesyłek paczkowych i paletowych w obrocie krajowym przez Flota Vikinga sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku (dalej: „Operator”).
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w każdej placówce Operatora oraz na stronie internetowej: ……………………………… Regulamin stanowi integralną, nieodpłatną część umowy o świadczenie usługi pocztowej.
3. Usługi objęte niniejszym Regulaminem są świadczone na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, tj. przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek odbywa się wyłącznie między miejscem nadania i miejscem doręczenia znajdującymi się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Regulamin nie obejmuje usług pocztowych w obrocie zagranicznym.
4. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
a) Operator – przedsiębiorca wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa UKE, świadczący usługi pocztowe na warunkach niniejszego Regulaminu;
b) Nadawca – podmiot, który zawiera z Operatorem umowę o świadczenie usługi pocztowej i przekazuje przesyłkę do nadania;
c) Odbiorca – podmiot wskazany przez Nadawcę jako uprawniony do odbioru przesyłki;
d) Zleceniodawca – Nadawca, Odbiorca lub inny podmiot zlecający Operatorowi wykonanie usługi;
e) Paczka pocztowa – pojedyncza przesyłka pocztowa niebędąca przesyłką listową, o wadze i wymiarach nieprzekraczających limitów określonych w § 2 ust. 2, przeznaczona do przemieszczenia i doręczenia przez Operatora;
f) Przesyłka paletowa (Paleta) – przesyłka pocztowa umieszczona i trwale zabezpieczona na palecie, o wadze i wymiarach nieprzekraczających limitów określonych w § 2 ust. 3;
g) Przesyłka rejestrowana – przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru;
h) List przewozowy / potwierdzenie nadania – dokument wystawiany przez Operatora przy przyjęciu przesyłki, stanowiący dowód zawarcia umowy;
i) Placówka – punkt Operatora, w którym przyjmowane są przesyłki pocztowe;
j) Doręczenie – wydanie przesyłki Odbiorcy albo osobie uprawnionej do jej odbioru.
§ 2. Katalog świadczonych usług pocztowych
1. Operator świadczy w obrocie krajowym następujące usługi pocztowe:
● pocztowe przesyłki paczkowe – z gwarantowanym terminem doręczenia;
● pocztowe przesyłki paletowe – z gwarantowanym terminem doręczenia;
● usługi dodatkowe: potwierdzenie odbioru (ZPO), przesyłka za pobraniem, przesyłka z zadeklarowaną wartością, wniesienie/wyniesienie, awizacja telefoniczna przed doręczeniem, transport z windą hydrauliczną (dla palet), doręczenie do rąk własnych Odbiorcy, zmiana adresu doręczenia po nadaniu.
2. Paczka pocztowa – pojedyncza przesyłka o wadze do 31,5 kg oraz wymiarach: suma długości i największego obwodu w płaszczyźnie prostopadłej do długości nie większa niż 300 cm, przy czym najdłuższy bok nie może przekraczać 175 cm.
3. Przesyłka paletowa – przesyłka umieszczona na palecie (standardowo EUR 120 x 80 cm lub 120 x 100 cm), o wadze pojedynczej palety do 700 kg oraz wysokości nie większej niż 180 cm (łącznie z paletą).
4. Szczegółowy wykaz usług, ich ceny oraz gwarantowane terminy realizacji określa aktualny Cennik, stanowiący odrębny dokument udostępniany na zasadach określonych w § 1 ust. 2.
§ 3. Zawarcie umowy i ogólne warunki świadczenia usług
1. Umowa o świadczenie usługi pocztowej zostaje zawarta z chwilą przyjęcia przesyłki przez Operatora i wystawienia potwierdzenia nadania / listu przewozowego, z zastrzeżeniem umów o stałą współpracę zawieranych odrębnie na piśmie.
2. Nadawca, nadając przesyłkę, potwierdza wybór usługi, zgodność podanych danych (w tym wagi i wymiarów) ze stanem faktycznym oraz zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i aktualnym Cennikiem.
3. Opłatę za usługę pobiera się z góry, w chwili nadania przesyłki, zgodnie z obowiązującym Cennikiem, chyba że strony ustaliły inny sposób rozliczeń (np. w ramach umowy o stałą współpracę).
4. Operator wydaje Nadawcy dowód nadania przesyłki rejestrowanej. W przypadku rozbieżności między danymi zadeklarowanymi a stanem faktycznym (waga, wymiary, liczba elementów) Operator uprawniony jest do skorygowania opłaty zgodnie z Cennikiem.
§ 4. Warunki opakowania i oznaczenia przesyłek paczkowych i paletowych
1. Paczka powinna być umieszczona w opakowaniu odpowiednim do wagi i właściwości zawartości (karton, skrzynka), zamkniętym i zabezpieczonym w sposób uniemożliwiający przypadkowe otwarcie oraz chroniącym zawartość przed uszkodzeniem w trakcie standardowego przeładunku.
2. Przesyłka paletowa powinna być: ułożona stabilnie na palecie w granicach jej powierzchni, zabezpieczona folią stretch, taśmą spinającą lub inną metodą uniemożliwiającą przesunięcie lub upadek ładunku, a jej środek ciężkości równomiernie rozłożony. Elementy niestabilne lub wystające poza obrys palety Operator ma prawo odrzucić.
3. Każda paczka i paleta powinna być oznaczona w sposób czytelny i trwały: adresem Odbiorcy wraz z kodem pocztowym, adresem Nadawcy, a w przypadku przesyłek wieloelementowych – numerem kolejnym elementu i łączną liczbą elementów przesyłki.
4. Operator ma prawo odmówić przyjęcia przesyłki nieprawidłowo opakowanej, niestabilnie spaletyzowanej lub nieprawidłowo oznaczonej, do czasu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
§ 5. Zasady przyjmowania i doręczania przesyłek
1. Przesyłki są przyjmowane w placówkach Operatora oraz w miejscu wskazanym przez Nadawcę (odbiór własnym transportem Operatora), w godzinach ustalonych indywidualnie lub podanych na stronie internetowej Operatora.
2. Doręczenie paczki następuje pod adresem wskazanym przez Nadawcę, do rąk Odbiorcy albo osoby uprawnionej do odbioru w jego imieniu, z zastrzeżeniem usług wymagających doręczenia wyłącznie do rąk własnych.
3. Doręczenie przesyłki paletowej odbywa się „od rampy do rampy” albo „od drzwi do drzwi”, w zależności od wykupionej usługi; rozładunek z pojazdu, jeżeli nie jest wyposażony w windę hydrauliczną, leży po stronie Odbiorcy, chyba że wykupiono usługę dodatkową transportu z windą.
4. W przypadku nieobecności Odbiorcy lub braku możliwości rozładunku Operator pozostawia awizo i podejmuje kolejną próbę doręczenia; szczegółowe zasady (liczba awizacji, termin odbioru z placówki) określa Cennik lub szczegółowe warunki danej usługi.
5. Nieodebraną przesyłkę Operator zwraca Nadawcy po bezskutecznym upływie terminu przechowywania wskazanego w awizo, na koszt Nadawcy, chyba że strony ustaliły inaczej.
§ 6. Przedmioty i substancje wyłączone z przewozu
Zakazane jest nadawanie w ramach usług pocztowych paczek i palet zawierających w szczególności:
● broń, amunicję i materiały wybuchowe, pirotechniczne oraz łatwopalne;
● baterie i akumulatory;
● części samochodowe, smary, oleje;
● środki odurzające, substancje psychotropowe oraz nowe substancje psychoaktywne w rozumieniu odrębnych przepisów;
● substancje żrące, toksyczne, promieniotwórcze oraz inne materiały niebezpieczne w rozumieniu przepisów o przewozie towarów niebezpiecznych (ADR);
● żywe zwierzęta oraz zwłoki i szczątki ludzkie i zwierzęce;
● gotówkę, papiery wartościowe oraz przedmioty o szczególnej wartości historycznej, artystycznej lub kolekcjonerskiej – bez uprzedniego zgłoszenia i wykupienia usługi z zadeklarowaną wartością;
● towary łatwo psujące się bez odpowiedniego zabezpieczenia termicznego, jeżeli Operator nie oferuje takiej usługi;
● przedmioty, których przewóz jest zabroniony na podstawie odrębnych przepisów prawa.
Operator ma prawo odmówić przyjęcia przesyłki, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie, że zawiera przedmioty wymienione powyżej, a w przypadku ich ujawnienia po przyjęciu przesyłki – wstrzymać jej dalsze przemieszczanie i zawiadomić właściwe organy.
§ 7. Gwarantowana jakość usług i terminy realizacji
1. Operator świadczy usługi z gwarantowanym terminem doręczenia w zakresie pocztowych przesyłek paczkowych oraz pocztowych przesyłek paletowych.
2. Orientacyjne terminy realizacji usług liczone w dniach roboczych od dnia nadania (D):
● paczka pocztowa – D+1 / D+2;
● przesyłka paletowa – D+1 / D+3, w zależności od obszaru doręczenia;
Wiążące terminy realizacji poszczególnych usług określa aktualny Cennik.
§ 8. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi
1. Za niewykonanie usługi pocztowej uważa się w szczególności: utratę przesyłki, niedoręczenie przesyłki z zachowaniem gwarantowanego terminu, jeżeli opóźnienie przekroczyło 14 dni od upływu tego terminu.
2. Za nienależyte wykonanie usługi pocztowej uważa się w szczególności: ubytek zawartości przesyłki, uszkodzenie przesyłki oraz niedotrzymanie gwarantowanego terminu doręczenia.
3. W przypadku stwierdzenia niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Operator podejmuje postępowanie wyjaśniające, obejmujące w szczególności:
a) przyjęcie zgłoszenia od Nadawcy lub Odbiorcy oraz, w razie potrzeby, sporządzenie protokołu stwierdzającego stan przesyłki (protokołu szkody) w obecności przedstawiciela Operatora;
b) zbadanie okoliczności zdarzenia, w tym przebiegu przemieszczania i doręczenia przesyłki;
c) poinformowanie zgłaszającego o wyniku postępowania wyjaśniającego;
d) w przypadku potwierdzenia zasadności zgłoszenia – naliczenie i wypłatę odszkodowania w trybie i terminach określonych w § 11–13.
§ 9. Uprawnienia Nadawcy i Odbiorcy
1. W przypadku utraty, ubytku zawartości lub uszkodzenia przesyłki albo niedotrzymania gwarantowanego terminu doręczenia, Nadawcy lub Odbiorcy przysługują w szczególności następujące uprawnienia:
a) prawo do złożenia reklamacji na zasadach określonych w § 12;
b) prawo do otrzymania odszkodowania w wysokości i na zasadach określonych w § 11;
c) prawo do uzyskania od Operatora informacji o przebiegu i wyniku postępowania wyjaśniającego oraz reklamacyjnego;
d) prawo do żądania sporządzenia protokołu szkody w chwili doręczenia przesyłki albo niezwłocznie po ujawnieniu ubytku lub uszkodzenia;
e) prawo do żądania zwrotu opłaty pobranej za usługę, jeżeli usługa nie została wykonana w ogóle;
f) prawo do dochodzenia roszczeń w postępowaniu w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich przed Prezesem UKE, zgodnie z § 14, albo na drodze sądowej.
2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1, przysługują Nadawcy, chyba że zrzeknie się on na rzecz Odbiorcy prawa dochodzenia roszczeń albo przesyłka zostanie doręczona Odbiorcy – w takim przypadku uprawnienia te przysługują Odbiorcy.
§ 10. Utrata przesyłki
Przesyłkę uważa się za utraconą, jeżeli nie została doręczona Odbiorcy ani zwrócona Nadawcy w terminie 30 dni od dnia upływu terminu jej doręczenia określonego zgodnie z § 7.
§ 11. Odpowiedzialność Operatora i wysokość odszkodowań
1. Operator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej, chyba że nastąpiło to wskutek siły wyższej, z winy Nadawcy lub Odbiorcy, z właściwości zawartości przesyłki, albo wskutek nadania przedmiotów wyłączonych z przewozu zgodnie z § 6.
2. Wysokość odszkodowania wynosi:
a) za utratę lub całkowite zniszczenie przesyłki – kwota równa zadeklarowanej wartości przesyłki (o ile Nadawca skorzystał z usługi zadeklarowanej wartości); w pozostałych przypadkach – kwota 1 000 zł, nie wyższa jednak niż pięciokrotność opłaty pobranej za usługę;
b) za ubytek zawartości lub uszkodzenie przesyłki – kwota odpowiadająca wysokości szkody, nie wyższa jednak niż odszkodowanie należne za utratę całej przesyłki, o którym mowa w lit. a);
c) za niedotrzymanie gwarantowanego terminu doręczenia – zwrot opłaty pobranej za usługę w wysokości 50% tej opłaty.
3. Odszkodowanie nie obejmuje utraconych korzyści.
4. Roszczenie z tytułu nienależytego wykonania usługi wygasa wskutek przyjęcia przesyłki bez zastrzeżeń, chyba że ubytek lub uszkodzenie zostały stwierdzone i zgłoszone Operatorowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia odbioru przesyłki.
§ 12. Tryb, forma i terminy składania oraz rozpatrywania reklamacji
1. Reklamację może złożyć Nadawca; Odbiorca jest uprawniony do złożenia reklamacji, gdy Nadawca zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka zostanie doręczona Odbiorcy.
2. Reklamację składa się pisemnie, drogą elektroniczną, ustnie do protokołu w placówce Operatora lub za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej Operatora, w terminie 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki.
3. Reklamacja powinna zawierać: dane zgłaszającego, numer nadania przesyłki, opis nieprawidłowości, kwotę roszczenia oraz numer rachunku bankowego do wypłaty odszkodowania, a w razie potrzeby – dokumenty potwierdzające wartość szkody.
4. Operator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi na piśmie lub w formie elektronicznej w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony do 90 dni, o czym Operator informuje reklamującego wraz z podaniem przyczyny.
5. Nieuwzględnienie reklamacji w całości lub w części wymaga uzasadnienia.
§ 13. Tryb i sposób wypłaty odszkodowań
Odszkodowanie wypłaca się w terminie 30 dni od dnia uznania reklamacji, przelewem na wskazany rachunek bankowy albo przekazem pocztowym, na wniosek uprawnionego.
§ 14. Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich
Podmiotem uprawnionym do prowadzenia postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, w rozumieniu ustawy z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich, jest Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE), ul. Giełdowa 7/9, 01-211 Warszawa. Konsument może również skorzystać z platformy ODR dostępnej pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.
§ 15. Ochrona danych osobowych
- Administratorem danych osobowych Nadawców, Odbiorców, osób reprezentujących klientów oraz osób wskazanych do kontaktu jest Operator, tj. Flota Vikinga sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku.
- Dane przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
- Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu:
- zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług pocztowych;
- realizacji nadania, przemieszczania i doręczenia przesyłek;
- obsługi reklamacji i dochodzenia roszczeń;
- prowadzenia rozliczeń i wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i ustawy Prawo pocztowe;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług pocztowych.
- Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Operatora usługi transportowe, logistyczne, informatyczne, księgowe, prawne oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa albo do czasu przedawnienia roszczeń.
- Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Nadawca zobowiązany jest do przekazywania Operatorowi wyłącznie takich danych osobowych, które są niezbędne do realizacji usługi pocztowej.
- Nadawca ponosi odpowiedzialność za zgodność z prawem umieszczenia danych osobowych na przesyłkach oraz w dokumentach przekazywanych Operatorowi.
- Operator nie odpowiada za zawartość przesyłek przekazaną przez Nadawcę, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.
§ 16. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, Kodeksu cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Operator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu; zmiany podaje się do publicznej wiadomości w sposób określony w § 1 ust. 2, z zachowaniem obowiązujących przepisów dotyczących umów zawartych przed zmianą.
Regulamin wchodzi w życie z dniem …………………
………………………………………
(podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy)